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Innov’accueil à la préfecture du Rhône : les premières mesures sont en place

Une dizaine de solutions issues des propositions formulées par les participants au sprint créatif pour améliorer l'accueil de la préfecture du Rhône ont été mises en place.

10 solutions pour améliorer la signalétique, l'accompagnement numérique, la gestion de l'attente et la prise en charge des publics dits "fragiles".

Fin 2017, la préfecture du Rhône s’est engagée dans un travail de réflexion collectif afin de proposer une amélioration de l’accueil du public et des conditions de travail des agents. Accompagnés par le Lab @RCHIPEL, des agents de la préfecture, des usagers et des associations ont fait émergé plusieurs propositions au cours d’un sprint créatif de 2 jours.
Pour obtenir les financements nécessaires à la mise en oeuvre de ces propositions, la préfecture du Rhône a répondu à un appel à projet porté par le Fonds Interministériel d’Amélioration des Conditions de Travail (FIACT) qui a décidé en avril 2018 de retenir le projet Innov’accueil.  Dix solutions ont ainsi pu être mises en oeuvre. Elles concernent aussi bien la signalétique que l’accompagnement numérique, la gestion de l’attente ou encore la prise en charge des publics dits « fragiles ».

La signalétique et l’accueil physique

  • Signalétique : installation de panneaux latéraux pour mieux identifier les files d’attente, modernisation de la signalétique extérieure grâce à l’acquisition de deux grands afficheurs électroniques, renouvellement de tous les afficheurs des guichets (environ 60) pour gagner en lisibilité.
  • Accueil des publics « fragiles » : création d’un guichet dédié pour les personnes prioritaires.
  • Accompagnement des usagers  : identification des agents d’accueil par un gilet rouge.
  • Prestation de services :  installation d’une cabine photomaton dans le hall d’accueil.

L’accueil et l’accompagnement numérique

  • Mise en place d’un assistant virtuel multilingues (chatbot) sur le site internet de la préfecture pour permettre aux usagers étrangers d’accéder aux démarches administratives dans plusieurs langues, avec un accès direct au bon module de rendez-vous (en cours).
  • Intégration sur le site internet de la préfecture d’un module de prise de rendez-vous unique, basé sur la modernisation du système actuel et mise en place de convocations QRCODE avec scan sur les bornes (en cours).
  • Déploiement de démarches simplifiées permettant un « pré accueil » en ligne, notamment pour des procédures relatives au droit des étrangers ou au droit à conduire.
  • Installation de deux bornes numériques chargées de distribuer des tickets aux usagers sur présentation d’une convocation avec QRCODE.Nouvelles bornes numériques d'accueil à la préfecture du Rhône

Amélioration des conditions de travail des agents

  • Mise en place d’un éclairage adapté et d’une paroi coupe-vent dans le hall d’accueil, au niveau de la zone de filtrage, afin de garantir une meilleure visibilité et plus de confort lors des vérifications aux portiques de sécurité.
  • La signalétique a également été renforcée pour rappeler l’obligation de respect des agents.

 

D’autres actions sont envisagées pour améliorer davantage le confort de l’accueil et l’ergonomie des espaces. Des rencontres avec d’autres établissements recevant du public sont organisées pour s’inspirer de modèles innovants (CPAM, La Poste, KEOLIS, SNCF,…).

Plus d'infos

Toutes les infos sur le projet Innov'accueil dans la rubrique "Nos actions"

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