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# OPEN DATA

Terr@media, le portail digital des agents de l'Etat en Auvergne-Rhône-Alpes

# OPEN DATA - TERR@MEDIA, le portail digital des agents de l'Etat en Auvergne-Rhône-Alpes

Dans le cadre du programme Action Publique 2022 et pour offrir un environnement de travail modernisé aux agents de l’Etat, le secrétariat général aux affaires régionales, accompagné par le Lab, a développé nouvelle une plateforme collaborative. Cet espace offre une palette d’outils de travail pour que les agents de l’Etat en Auvergne-Rhône-Alpes travaillent ensemble plus efficacement.

Le défi

Deuxième région Française et huitième région Européenne avec 7,8 Millions d’habitants et une superficie de 70 000 kms,  la région Auvergne-Rhône-Alpes est un vaste territoire à dominante montagneuse, très contrasté. Avec ses 10 000 agents, dont 25% sur le terrain ou travaillant sur plusieurs sites, et ses nombreux partenaires, les services de l’Etat en Auvergne-Rhône-Alpes avaient besoin d’outils de travail adaptés.

Sous l’impulsion du préfet de région, le SGAR a donc  décidé de développer Terr@media, plateforme de travail collaboratif pour offrir aux agents un espace permettant de faciliter la communication et le travail des agents mobiles, de développer les pratiques collaboratives et de gagner en efficacité.

Le projet Terr@media a été lauréat des appel à projets Communautés professionnelles et ETNA du Programmes des Investissements d’Avenir (PIA) en 2017 et 2019.

La démarche

Un diagnostic approfondi réalisé au deuxième semestre 2017 a permis de réaliser un inventaire des moyens de communication et collaboration entre agents existant, d’identifier leurs besoins et de réaliser un benchmark de plusieurs outils.

La solution de l’éditeur français Jalios a été retenue et a fait l’objet d’un maquettage avant d’être présentée aux sous-préfets de la région et de faire l’objet de premières adaptations.

Une démarche de co-construction avec les agents

Le développement du projet s’est ensuite effectué de manière progressive dans une démarche de co-construction avec les agents. Chaque phase d’expérimentation a permis de mettre en regard les fonctionnalités et les usages du portail. Après les premiers tests effectués auprès de 200 agents répartis sur le territoire, une seconde phase réunissant 2 000 agents a confirmé la facilité d’animation et d’apprentissage.

Acculturer les agents à une nouvelle façon de travailler et s’approprier l’outil Terr@media

Le déploiement du projet pour l’ensemble des 10 000 agents de l’Etat que comptent la région nécessite toutefois  la mise en place d’un programme d’acculturation et de conduite du changement à destination des animateurs d’espaces de la plateforme et des agents. Le SGAR a pour cela prévu de s’appuyer sur le réseau des 50 animateurs du Lab @RCHIPEL . L’objectif est d’atteindre rapidement 10% des agents formés à la pratique de l’outil et à l’animation pour toucher progressivement l’ensemble des agents.

La solution

Un espace personnel pour chaque agent

Avec Terr@media, chaque agent des services de l’Etat dispose d’un espace de travail personnel auquel il peut se connecter facilement depuis son ordinateur ou son smartphone. Il lui permet d’accéder à tous ses espaces (personnels, collaboratifs, métier…), à ses applications métiers, à son agenda…

Un dossier agent facilement accessible permet également de retrouver dans un seul espace tous ses documents de carrière, ses droits (formation, retraite) ou ses bulletins de paie. Cette fonctionnalité permet aussi de suivre son temps de travail ou d’identifier les opportunités de formation ou de carrière.

Un espace collaboratif complet

Grâce à la création d’espaces, Terr@media facilite la collaboration entre les agents et avec les partenaires extérieurs.  En ajoutant facilement des groupes, des agents ou des invités extérieurs, chaque agent peut ainsi entretenir sa communauté et développer ses projets en mode agile : partager en ligne ses contenus, co-rédiger ses documents, communiquer facilement grâce à la visio JITSI ou au webchat…

C’est ainsi du temps de gagné et des boites mails allégées !

Enfin, les utilisateurs peuvent également intégrer leurs données externes : espaces documentaires de certains collaboratifs ministériels, dossiers demarches-simplifiees.fr, archives Maarch, …

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Contactez le chargé de mission Transformation numérique de l'Etat en région : sgar-transfo-numerique@auvergne-rhone-alpes.gouv.fr
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