Dès la première phase de réflexion, un prototype du dispositif a été dessiné sur la base des objectifs préalablement arrêtés. Il a constitué un point d’ancrage de l’opération. A ce titre, il est étonnant de constater à quel point l’événement final, notamment l’idée d’un village des achats, a ressemblé aux croquis imaginés quelques mois plus tôt.

Enfin, l’organisation des services de l’État étant particulièrement complexe, la Plateforme régionale des achats de l’État souhaitait pouvoir expliquer le processus d’achat en région aux entreprises. Elle a donc mobilisé un outil vidéo de scribing (voir la vidéo en fin d’article) pour présenter en 2 minutes l’architecture des services de l’État.

Cette méthode montre la puissance de la matérialisation, même sommaire, des projets dès le stade de l’idée. Elle prouve également que lorsque l’on organise ce type d’opération il faut à la fois « penser récepteur et émetteur » du message.